CARA MUDAH MENGITEGRASI SISTEM MANAJEMEN BERBASIS ISO

yantaz 0 Comment Training Info and General Issues

 1. Latar Belakang

Sebuah organisasi yang menerapkan beberapa standar sistem manejemen berbasis misalnya ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu, ISO 45001:2018  Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, ISO 14001:2015 Sistem Manajemen Lingkungan dan ISO 37001 Sistem Manajemen Anti Penyuapan akan tidak efektif dan efisien semua sistem manajemen tersebut diterapkan oleh organisasi tanpa diintegrasi.  Dampak yang lebih serius adalah tumpang tindihnya SOP (Standard Operating Procedure) dan form-form yang diisi oleh karyawan di setiap divisi atau departemen. Oleh karena itu, cara terbaik untuk mengatasi itu semua adalah dengan mengintegrasi beberapa sistem manajemen ISO menjadi satu sistem manajemen terintegrasi (Integrated Management System). Namun, banyak direktur atau Top Manageemnt atau MR (Management Representative) yang masih bingung bagaimana cara memulainya dan metodenya seperti.

Untuk menjawab masalah diatas, tim kami akan memberikan langkah-langkah praktis dan cepat dalam menyusun dokumen Integrated Management System (IMS). Sebelum kami berikan Langkah-langkahnya, kami berikan beberapa pengertian atau definisi terkait IMS diantaranya:

  1. Integrated Management System (IMS) adalah kombinasi beberapa sistem manajemen atau program untuk mencapai sasaran sekarang maupun yang akan dating.
  2. Sistem Manajemen adalah kumpulan unsur organisasi yang saling terkait dan berinteraksi untuk menetapkan kebijakan, sasaran, dan proses untuk mencapai sasaran tersebut.
  3. Organisasi adalah personil atau kelompok orang yang memiliki fungsi tersendiri dengan tanggung jawab, wewenang, dan hubungan untuk mencapai sasarannya.
  4. Top Management adalah personil atau kelompok orang yang mengarahkan dan mengendalikan organisasi di level tertinggi.
  5. Pihak berkepentingan adalah personil atau organisasi yang dapat mempengaruhi, dipengaruhi, atau menganggap dirinya terpengaruh oleh suatu keputusan atau kegiatan.
  6. Sasaran adalah hal yang ingin dicapai.

 2. Bentukklah Team Sukses SMT (Sistem Manajemen Terintegrasi)

MR tidak mungkin bekerja sendirian dalam melakukan penyusunan / revisi dokumen SMT ini. Maka MR atas dukungan Top Management membentuk Tim Sukses SMT yang terdiri dari manager masing-masing departemen atau orang-orang yang sudah mendapat pelatihan awareness dan paham tentang ISO yang akan diintegrasikan.

3. Langkah-Langkah Praktis dan Cepat

Seperti yang sudah kita ketahui bahwa semua sistem manajemen berbasis ISO menggunakan management cycle (siklus manajemen) P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) dimana semua proses bisnis atau aktivitas dimulai dari perencanaan (plan), penerapan (do), pengecekan atau pemeriksaan (check) dan tindak lanjut (act). Dengan menggunakan siklus manajemen ini kita akan lebih mudah mengelompokkan semua persyaratan klausal yang ada dalam ISO.  

a. Buatlah Konsep Sistem Manajemen Terintegrasi (SMT).

Konsep SMT perlu dilakukan sebagai langkah awal. Konsep SMT kita bagi menjadi dua kelompok klausal, yaitu klausal-klausal umum dan khusus. Seperti kita ketahui bahwa Sistem Manajemen ISO pada umumnya mempunyai 10 klausal yang terdiri dari:

  • Scope
  • Normative References
  • Terms and Definition
  • Context of the Organization
  • Leadership and Commitment
  • Planning
  • Support
  • Operation
  • Performance Evaluation
  • Improvement

Dari sepuluh klausal tersebut dibagi menjadi dua kelompok yaitu persyaratan umum yang terdiri dari klausal 1 sampai dengan klausal 3 yang juga menjadi persyaratan umum. Persyaratan umum ini memiliki isi yang sama, artinya tidak perlu melakukan revisi selama scope organsiasinya sama, tidak ada normative references dari ISO yang harus menjadi acuan, dan terms and definition dibuat selengkap mungkin yang mencakup definisi dari setiap standar ISO yang diintegrasi. Sedangkan klausal klausal 4 sampai dengan klausal 10 adalah klausal yang masuk dalam siklus P-D-C-A.

b. Melailah Merevisi atau Menyusun Dokumen Manual SMT

Dokumen pertama yang disusun atau direvisi atau diintegrasi adalah Manual. Isi dari manual ini mencakup 11 BAB yaitu:

BAB I : PENDAHULUAN

  1. Latar Belakang
  2. Profil Singkat Organisasi
  3. Visi dan Misi

BAB II: RUANG LINGKUP (Klausal 1)

BAB III: ACUAN NORMATIF (Klausal 2)

BAB IV: ISTILAH DAN DEFINISI (Klausal 3)

BAB V: KONTEKS ORGANISASI (Klausal 4)

  1. Memahami Organisasi dan Konteksnya
  2. Memahami Kebutuhan dan Harapan Pekerja dan Pihak Yang berkepentingan
  3. Sistem Manajemen dan Business Process Diagram

BAB VI: KEPEMIMPINAN DAN KOMITMEN (Klausal 5)

  1. Kebijakan …… (dibuat terpisah atau jadi satu)
  2. Konsultasi dan Partisipasi Pekerja (ISO 45001)
  3. Dewan Pengarah
  4. Peran, Tanggung Jawab dan Wewenang
  5. Fungsi Kepatuhan Anti Suap
  6. Pendelegasian Dalam Pengambilan Keputusan

BAB VII: PERECANAAN (Klausal 6)

  1. Umum
  2. Tindakan Yang Ditujukan Pada Risiko dan Peluang
  3. Aspek dan Dampak Lingkungan
  4. Persyaratan Perundangan-Undangan dan Peraturan Lainnya.
  5. Sasaran dan Program Kerja (dari semua ISO yang diintegrasi)

BAB VIII: DUKUNGAN (Klausal 7)

  1. Sumber Daya
  2. Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran
  3. Komunikasi
  4. Informasi Terdokumentasi

BAB IX : OPERASI (Klausal 8)

  1. Manajemen Perubahan
  2. Pembelian, Seleksi dan Evaluasi Kinerja Subkon (Supplier)
  3. Pengendalian Subkon / Supplier
  4. Pelepasan atau Pengiriman Produk dan Layanan
  5. Uji Kelayakan
  6. Pengendalian Keuangan
  7. Pengendalian Non-keuangan
  8. Komitmen Anti Penyuapan
  9. Pemberian, Kemurahan Hati, Donasi dan Keuntungan-Keuntungan yang sama
  10. Kesiagaan Tanggap Darurat

BAB X: EVALUASI KINERJA (Klausal 9)

  1. Pemantauan, Pengukuran dan Analisis
  2. Audit Internal
  3. Tinjauan Manajemen

BAB XI: PENINGKATAN BERKELANJUTAN (Klausal 10)

  1. Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan
  2. Perbaikan Berkelanjutan

c. Mulailah Merevisi Dokumen SOP dan Form Yang Ada

SOP (Standard Operating Procedure) umumnya terdiri dari:

  • Tujuan, Sesuaikan dengan tujuan pembuatan dokumen SOP SMT
  • Ruang Lingkup, tidak perlu diubah
  • Referensi, semua klausal dari ISO yang diintegrasikan dan peraturan perundangan lain yang terkait
  • Istilah dan Definisi, ditambah dengan istilah dan definisi dari standar ISO lain
  • Uraian Umum, dikombinasi dari ISO yang diintegrasi
  • Uraian Prosedur, jika prosedur dari ISO lain sama maka tidak perlu diubah
  • Bukti Kerja (Form), disesuaikan atau bisa tetap
  • Catatan Perubahan, tetap

 

  1. Uji Keefektifan Dengan Audit Internal

Setelah dokumen SMT dibuat dan disahkan oleh Top Management, selanjutnya dalam waktu selambat-lambatnya 4 (empat) bulan lakukan audit internal untuk memastikan keefektifan dari penerapan dokumen SMT tersebut.

 

Article prepared by Consulting Team (October 2022)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *