Organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 harus menetapkan rencana komunikasi baik internal maupun eksternal. Komunikasi internal dibangun untuk menghindari kesalahpahaman, miskomunikasi dan membangun koordinasi antar departemen dalam organisasi. Sedangkan prosedur komunikasi diperlukan untuk memperkuat relasi antar instansi atau organisasi lain yang memiliki kepentingan dengan penerapan sistem manajemen mutu ini. Berikut dapat kami sajikan contoh prosedur komunikasi yang bisa digunakan atau bisa dijadikan acuan.
TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan pengendalian alur komunikasi baik internal dan eksternal PT. Karya Energi Indonesia agar program kerja di setiap departemen bisa berjalan dengan baik.
RUANG LINGKUP
- Penanganan telepon, surat, fax, barang, serta informasi terdokumentasi lainnya baik yang masuk maupun yang keluar dari area PT Karya Energi Indonesia.
- Pendistribusian Informasi / pengumuman di area kerja PT Karya Energi Indonesia.
STANDAR YANG BERLAKU
3.1 ISO 9001:2015 klausul 7.4. – Komunikasi
INDIKATOR KEBERHASILAN
1. Proses komunikasi baik internal maupun eksternal dicatat dengan baik.
2. Pendistribusian semua informasi terdokumentasi tercatat dan tepat sasaran kepada penerima informasi.
RINCIAN PROSEDUR
Komunikasi Internal
5.1. Manager / Staff HRD mencatat informasi berupa pengumuman dan atau internal memo pada Form Register Komunikasi yang disediakan (FM-HRD-03-01)
Komunikasi Eksternal
- Staff FO (Front Office) bertanggung jawab melakukan pengecekan informasi surat masuk, terkait alamat surat dan tujuan surat. Apabila sudah sesuai Staff FO menerima surat dari pihak eksternal dan mencatat surat masuk pada buku / formulir “Register Komunikasi Eksternal” (FM-HRD-03-02).
- Staff FO memberikan surat yang masuk dari pihak eksternal kepada Staff HRD.
- Staff HRD memilah dan membagi surat berdasarkan departemen / penerima surat. Staff HRD Kemudian mencatat tanggal penerimaan, nomer surat, tanggal surat, perihal, pengirim, alamat pengirim dan tindak lanjut surat pada “Register Komunikasi Eksternal” (FM-HRD-03-02).
- Staff HRD memberikan surat kepada Manager HRD untuk ditindak lanjuti, KECUALI surat-surat yang berdifat CONFIDENTIAL (rahasia).
- HRD Manager menerima surat untuk dibaca dan dipelajari dan melakukan tindak lanjut bilamana perlu, kemudian meminta Staff HRD untuk mencopy dan mendistribuikan surat tersebut kepada pihak-pihak penerima atau terkait. Staff HRD menggunakan Form Tanda Terima Dokumen (FM-HRD-03-03).
- HRD Manager selanjutnya meminta Staff HRD untuk mengarsip surat tersebut baik dalam bentuk hardfile maupun softfile (scan).
CATATAN / REKAMAN MUTU
No. | JUDUL | NOMOR DOKUMEN | PENANGGUNG JAWAB |
1 | Form Register Komunikasi Internal |
FM–HRD–03-01 |
HRD Manager |
2 | Form Register Komunikasi Internal |
FM–HRD–03-02 |
HRD Manager |
3 | Form Tanda Terima Dokumen |
FM–HRD–03-03 |
HRD Manager |
4 | Matriks Komunikasi |
FM-HRD-03-04 |
HRD Manager |
- DEFINISI & DAFTAR SINGKATAN
- Register adalah daftar untuk mencatat semua dokumen baik masuk maupun keluar.
- FO (Front Office) adalah bagian yang bertugas di area lobby kantor untuk menerima tamu, telpon, surat, barang (paket) atau informasi lain.
- Confidential adalah sifat surat yang rahasia dan tidak boleh orang lain mengetahui kecuali penerima surat yang dimaksud.
- CATATAN PERUBAHAN
No Revisi | Nomor Dokumen | Diusulkan oleh | Tanggal Diusulkan | Urain Singkat Perubahan | Tgl Disetujui |
01 |
PM-HRD-03 |
Human Resources Department (HRD |
16 Des 2019 |
Prosedur yang ada perlu disesuaikan dengan scope of business organisasi yaitu keagenan |
20-01-2020 |
|