TAHAPAN-TAHAPAN SERTIFIKASI SMK3 (SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA)
Saya menulis tahapan-tahapan ini khususnya untuk perusahaan yang baru akan memulai sertifikasi SMK3, khususnya bagi yang akan mengambil Tahap Awal dengan 64 kriteria audit. Tahapan-tahapan ini perlu diketahui terlebih dulu agar team K3 perusahaan dapat mempersiapkan persyaratan-persyaratan yang wajib dipenuhi baik sebelum dan sesudah pelaksanaan audit. Dari pengalaman saya dalam memberi konsultasi atau pendampingan kepada perusahaan konstruksi sebelum pelaksanaan audit SMK3, terdapat dua motivasi yaitu pertama manajemen memang mempunyai komitmen kuat untuk menjadikan SMK3 ini menjadi bagian dari sistem manajemen perusahaan yang sudah berjalan. Manajemen yang mempunyai motivasi seperti ini tidak terikat dengan deadline tender dan tidak terburu-buru untuk dilaksanakan audit SMK3. Kedua, manajemen perusahaan memutuskan untuk sertifikasi SMK3 karena mengejar deadline tender sehingga tujuan utamanya adalah mendapatkan SKA atau sertifikat SMK3 untuk memenuhi syarat agar bisa mendaftar tender proyek pemerintah.
Apapun motivasi manajemen perusahaan untuk mendapatkan SKA atau sertifikat SMK3 dari Kemenaker bisa dilakukan dengan mudah dan cepat asalkan syarat-syarat berikut ini dilakukan terlebih dahulu:
- Perusahaan wajib memiliki seorang tenaga ahli K3 umum yang dikeluarkan dari Kemenaker RI. Ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu:
a. Mengirimkan salah satu karyawan yang berpendidikan min S-1 umum (lebih baik jika perusahaan
kontraktor tenaga ahlinya adalah lulusan S-1 Teknik Sipil).
b. Merekrut lulusan D-3 / D4 (setingkat S-1) jurusan keselamatan dan kesehatan kerja atau personil yang
memiliki sertifikat Ahli K3 umum berpendidikan S-1 berbagai jurusan.
- Perusahaan harus memiliki pengurus P2K3 (Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja) yang disahkan oleh Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Timur. Caranya bagaimana? Perusahaan membuat surat permohonan pengesahan pengurus P2K3 dan diajukan kepada Kepala Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Timur dengan melampirkan data-data berikut:
- Susunan Pengurus P2K3 yang terdiri dari seorang ketua, sekretaris dan anggota yang terdiri dari minimal 10 orang. Ketua P2K3 adalah pimpinan perusahaan dan sekretaris P2K3 adalah Ahli K3 perusahaan, dimana dalam susunan pengurus P2K3 ini harus memuat jabatan dalam perusahaan masing-masing personil;
- Struktur Organisasi dalam bentuk bagan / chart;
- Copy sertifikat ahli K3 umum;
- Copy KTP ahli K3;
- Copy ijazah terakhir;
- Copy SKP (Surat Ketetapan Penunjukkan) dari Kemenaker (jika ada);
- Surat pernyataan bermaterai yang menyatakan bahwa ahli K3 umum yang menjadi sekretaris P2K3 tersebut adalah benar-benar karyawan perusahaan yang bersangkutan.
- Bukti lapor ketenagakerjaan (secara online)
- Bersamaan dengan pengajuan permohonan pengesahan pengurus P2K3 itu, perusahaan juga mengajukan surat permohonan mutasi / perubahan tenaga ahli K3 perusahaan dengan dilampiri copy sertifikat ahli K3 umum, copy SKP, copy KTP, asli Kartu Kewenangan, dan pas foto warna background merah 3×2 dan 4×6 masing-masing 3 lembar.
- Perusahaan harus memiliki prosedur SMK3, form-form sebagai bukti kerja dan instruksi kerja yang menjelaskan SMK3 dijalankan sesuai dengan kriteria audit SMK3 yang memiliki 3 tingkatan yaitu Tingkat Awal dengan 64 kriteria, Tingkat Transisi dengan 122 kriteria dan Tingkat Lanjutan dengan 166 kriteria. Jika ahli ahli K3 yang dimiliki mampu menyusun semua prosedur, form bukti kerja dan instruksi kerja maka perusahaan tidak memerlukan jasa seorang konsultan.
- Perusahaan mengisi form wajib lapor ketenagakerjaan secara online (melalui program SiWALAN Disnaker Provinsi Jatim).
- Perusahaan sudah harus melaksanakan SMK3 yang dimiliki tersebut, misalnya dikantor sudah harus terpasang rambu-rambu K3, APAR, kotak P3K, jalur evakuasi, struktur organisasi tanggap darurat, dan sebagainya.
Jika semua syarat-syarat awal diatas sudah dimiliki atau dilakukan oleh perusahaan maka permohonan audit SMK3 sudah bisa dilakukan dan waktu pelaksanaan audit bisa disepakati dengan badan auditor resmi yang ditunjuk oleh Kemenaker RI. Jika lancar, setelah selesai audit selanjutnya auditor akan mengumumkan hasil audit hari itu juga dan memberikan hasil temuan (NC) yang harus dijawab oleh ahli K3 (NCR). Sebagai kelengkapan laporan audit ke Kemenaker RI maka perusahaan harus menyerahkan data-data pendukung yaitu:
- Company profile perusahaan / manual K3;
- NCR (Non Comformity Response) yang diisi oleh ahli K3;
- Data isian wajib lapor ketenagakerjaan.
- Nomor pengesahan pengurus P2K3 dari Disnakertrans Jawa Timur.
Selanjutnya laporan hasil audit SMK3 dan lampiran-lampirannya ini akan diserahkan / dikirim ke Kemenaker RI di Jakarta. Dari waktu penyerahan hasil audit inilah SKA akan diterbitkan kira-kira dalam waktu 14 (empat belas) hari kerja. Jika masih mengalami kesulitan dalam persiapan audit SMK3, anda bisa konsultasi dengan saya via/call 081216306050 (Shokibu).