Melanjutkan tulisan saya pada edisi sebelumnya, sekarang saya akan memaparkan secara singkat 8 (delapan) pilar kunci sukses dama Project Management berbasis ISO 21500.
- Sasaran Jelas
- Perencanaan dan pengendalian yang baik
- Project Manager yang kompeten
- Dukungan dari manajemen/direksi
- Cukup waktu dan sumber daya
- Komitmen pelaksanaan proyek
- Komunikasi yang baik
- Struktur Organisasi yang efektif
1# Sasaran Jelas
Sasaran bisa juga disebut target. Project Manager (PM) harus mempunyai target yang jelas dalam mengelola sebuah proyek. Dalam membuat target PM harus berpedoman pada 5 (lima) indikator dimana para ahli biasanya memberi singkatan SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time).
2# Perencanaan dan Pengendalian Yang Baik
Secara umum manajemen harus diawali dengan perencanaan (plan). Perencanaan dalam manajemen proyek bisa diwujudkan dalam beberapa hal yaitu jadwal pelaksanaan proyek yang realistik dan logis (S-Curve) yang bisa dibreakdown dalam jadwal mingguan dan bulanan. Sehingga PM dapat mengetahui berapa progress capaian yang diwujudkan dalam seminggu dan sebulan. Jadwal pelaksanaan proyek ini harus dikendalikan dan diawasi secara cermat agar tidak terjadi keterlambatan progress pelaksanaannya. Pengendalian progress bisa dilakukan dengan mengadakan rapat mingguan untuk mengidentifikasi setiap masalah yang timbul selama pelaksanaan proyek.
3# Project Manager yang kompeten
PM yang kompeten tidak hanya secara administratif saja yaitu dibuktikan dengan SKK (sertifikat keahlian kerja), namun yang lebih penting adalah PM yang harus mempunyai pengalaman lapangan yang matang. Mengapa? Masalah yang timbul selama pelaksanaan proyek sangat komplek sehingga dibutuhkan referensi solusi dari pengalaman yang sudah pernah dia lakukan, sehingga tidak hanya berdasar pada teori belaka. Selain hardskills yang harus dimiliki oleh seorang PM, softskills juga wajib dimiliki oleh seorang PM seperti leadership, komunikasi, time management, dll.
4# Dukungan dari Direksi
Dukungan dari direksi ini bisa berupa kebijakan atau keputusan tingkat tinggi yang biasanya menyangkut anggaran jika di lapangan terjadi progress minus atau keterlambatan pembayaran dari pihak Owner. Jika tidak ada dukungan anggaran yang cukup untuk memperlancar pembelian material yang dibutuhkan, maka mustahil pelaksanaan proyek bisa mencapai target progress yang sudah ditetapkan.
5# Cukup Waktu dan sumber daya
Kecukupan waktu dalam menyelesaikan sebuah proyek juga mempunyai peran penting. Oleh karena itu, di awal perencanaan harus dibuatkan jadwal pelaksanaan dalam bentuk S-Curve yang realistik dan logis. Dukungan sumber daya lain juga sangat penting yaitu 5-M (Man, Machine, Method, Material dan Money). Semua sumber daya harus dipastikan cukup dan memadai.
6# Komitmen pelaksanaan proyek
Komitmen dalam pelaksanaan proyek ini harus lahir dari semua personil yang terlibat. Sehingga semua proses yang dilaksanakan tetap mengacu pada prosedur dan etika yang telah disepakati. Dengan demikian, kebocoran anggaran dalam pelaksanaan proyek dapat dihindari.
7# Komunikasi yang baik
Masalah bisa timbul akibat komunikasi yang kurang baik antar personil dan antar divisi yang ada dalam struktur proyek. Oleh karena itu, bentuk dan arah komunikasi harus disepakati bersama sehingga kesalahpahaman dalam memahami dan memaknai perintah atau persepsi kata dapat diminimalisasi.
8# Struktur Organisasi yang efektif
Struktur organisasi yang efektif mencermainkan keefektifan tugas dan tanggung jawab masing-masing personil. Tugas dan tanggung jawab ini harus disampaikan sejak awal saat sebelum pelaksanaan proyek dimulai, siapa melakukan apa harus dipahami oleh setiap personil. Dengan demikian, setiap masalah yang ditimbul selama pelaksanaan proyek akan jelas menjadi tugas siapa dan bagaimana masalah tersebut akan diselesaikan.
