PENGENDALIAN WAKTU DALAM MANAJEMEN PROYEK (PART 5)
Salah satu manajemen utama yang harus diperhatikan bagi Project Manager adalah manajemen waktu. Sebuah proyek pasti dibatasi oleh waktu dan harus diselesaikan dalam kurun waktu yang sudah disepakati dalam kontrak perjanjian atau PO (Purchase Order) dan tidak boleh terlambat karena jika terlambat menyelesaikan sebuah proyek maka konsekwensinya adalah pelaksana proyek akan dikenai denda. Ini pasti merugikan dan bisa menggerus profit yang sudah ditarget sebelumnya. Selain bisa menggerus profit, dampak yang lebih buruk adalah menurunnya kepercayaan dari pelanggan atau pemilik proyek atau pemberi kerja. Kita dianggap tidak mempunyai kompetensi yang memadai dan ini bisa berdampak terhadap reputasi kita sebagai pelaksana proyek. Lalu, apa tahapan dalam pengendalian waktu pelaksanaan proyek?
- Pendifinisian aktivitas atau scope pekerjaan
Sebelum pelaksanaan proyek, kita harus memahami secara detil terkait dengan definisi sebuah aktivitas dan ruang lingkup pekerjaan dalam kontrak pekerjaan. Misalnya pekerjaan pintu. Kita harus pastikan apa saja yang termasuk dalam scope pekerjaan pintu ini, karena bagian pintu itu terdapat kusen pintu, daun pintu, dan asesoris pintu. Belum lagi bicara material pintu, jika terbut dari kayu jati apakah pekerjaan yang diberikan ke kita sudah termasuk pletur atau jika dari aluminium, pakah termasuk sealant. Ini semua harus jelas definisi aktivitas pekerjaan pintu dan scopenya. Jika tidak, ini akan berdampak kepada konflik dan waktu penyelesaian sebuah item pekerjaan.
- Urutan aktivitas
Sebuah proyek mempunyai sangat aktivitas yang sangat terkait satu dengan lainnya. Satu pekerjaan hanya bisa dikerjakan jika pekerjaan lainnya sudah selesai. Jadi kita harus jeli dan teliti dalam menyusun program kerja setiap aktivitas yang akan kita kerjakan. Ini untuk menghindari pekerjaan bongkar pasang karena salah urutan dalam melaksanakan item-item pekerjaan yang ada. Tentu kesalahan ini akan berdampak pada molornya penyelesaian waktu yang sudah kita tentukan.
- Estimasi durasi aktivitas
Estimasi durasi waktu penyelesaian pekerjaan harus benar-benar diperhitungkan. Karena item pekerjaan itu terkait dengan pihak-pihak lain misalnya supplier material atau alat yang kita sewa dan seterusnya. Misalnya pekerjaan instalasi lift. Item pekerjaan ini terkait dengan berapa lama pengadaan liftnya apakah import atau lokal. Ini perlu kita teliti karena pekerjaan lift terkait juga dengan pekerjaan struktur dan arsitektur lainnya.
- Pengembangan Jadwal Pelaksanaan
Pengembangan jadwal pelaksanaan ini bisa jadi ada perubahan-perubahan karena pekerjaan tambah-kurang saat pelaksanaan di lapangan. Jadi jadwal pelaksanaan awal harus diubah untuk menyesuaikan dengan pekerjaan baru atau pengurangan item pekerjaan.
- Pengendalian Jadwal Pelaksanaan
Jadwal pelaksanaan sebuah proyek harus dikendalikan dengan cara membreakdown master schedule menjadi weekly schedule sehingga target-target bisa dikendalikan setiap hari dan evaluasinya lebih mudah. (to be continued). Writtten by: Shokibu, SH, SS, MM (081216306050, call me for further training of ISO dan Others)
